Cosa fare quando cambia la ragione sociale dell'azienda: creare una nuova azienda o modificare quella esistente?

Quando cambia la ragione sociale o l'intestazione di un'azienda già gestita in Ready Pro, prima di modificare la configurazione è necessario verificare se si tratta realmente della prosecuzione dello stesso soggetto fiscale oppure della nascita di un nuovo soggetto giuridico.

La procedura descritta in questa sezione è applicabile solamente quando il soggetto fiscale rimane il medesimo e la variazione riguarda esclusivamente la ragione sociale o altri dati dell'intestazione.

N.B. La sola indicazione che la partita IVA rimarrà invariata non dovrebbe essere utilizzata come unico criterio. Prima di procedere è consigliabile farsi confermare dal proprio commercialista o consulente fiscale la continuità del soggetto, verificando in particolare partita IVA, codice fiscale e data effettiva della variazione.

Se invece viene costituito un nuovo soggetto giuridico oppure cambiano i relativi identificativi fiscali, non si deve sostituire semplicemente la ragione sociale dell'azienda esistente. In questo caso occorre creare una nuova azienda e gestire separatamente il passaggio dei documenti, delle giacenze e delle altre posizioni aperte.

Mantenere la stessa azienda in Ready Pro

Quando viene confermato che si tratta solamente di una variazione dell'intestazione dello stesso soggetto fiscale, è normalmente possibile continuare a utilizzare l'azienda già presente nell'archivio.

In questo modo non è necessario trasferire le giacenze di magazzino e rimangono nella stessa azienda tutti i dati già presenti, compresi documenti, ordini aperti, clienti e fornitori, scadenze, incassi, pagamenti e relativo storico.

Operazioni da effettuare prima del cambio

Prima di modificare i dati aziendali è consigliabile:

- Definire la data esatta di decorrenza
I dati dell'azienda devono essere modificati quando la nuova intestazione diventa effettiva.

- Completare i documenti che devono riportare la vecchia intestazione
In particolare, se viene utilizzata la fatturazione elettronica, prima di modificare i dati del Cedente/Prestatore è opportuno completare la generazione e l'invio delle fatture elettroniche che devono essere emesse con la precedente intestazione.

- Eseguire un backup completo dell'archivio
Prima di intervenire sulla configurazione aziendale è consigliabile disporre di una copia di sicurezza completa e verificata.

Modifica dei dati dell'azienda

Dalla data in cui diventa effettiva la nuova intestazione, occorre accedere al menù TAB > AZIENDE e aggiornare i dati interessati dalla variazione.

Tra i dati presenti in questa tabella si trovano, in particolare:

- Ragione sociale
- Descrizione breve
- Partita IVA/cod. operatore
- logo aziendale
- intestazione aziendale (file RTF)

Nel caso descritto in questa sezione la partita IVA deve naturalmente rimanere quella già associata all'azienda.

Se con il cambio di ragione sociale vengono modificati anche logo o intestazione grafica utilizzati sui documenti, occorre aggiornare i relativi file configurati per l'azienda.

Fatturazione elettronica

Se viene utilizzata la fatturazione elettronica, la modifica dei dati in TAB / AZIENDE non esaurisce necessariamente tutte le configurazioni da aggiornare.

Occorre verificare anche i dati dell'Anagrafica azienda utilizzati come Cedente / Prestatore nella generazione dei file XML.

In particolare devono essere controllati tutti i dati societari interessati dalla variazione, compresi gli eventuali dati REA e gli altri dati previsti per la forma societaria utilizzata.

I dati da inserire devono corrispondere a quelli fiscalmente validi dalla data di decorrenza indicata dal proprio commercialista.

ATTENZIONE: evitare di modificare l'intestazione utilizzata per la fatturazione elettronica prima di avere completato la generazione e l'invio dei documenti che devono ancora riportare i dati precedenti.

Verifica dei moduli di stampa e delle ristampe

Una particolare attenzione deve essere riservata ai moduli di stampa.

Logo e intestazione configurati sull'azienda possono essere utilizzati dai modelli di stampa di ordini, DDT, fatture e altri documenti. Dopo averli modificati, è quindi necessario verificare il comportamento dei modelli utilizzati abitualmente.

Questo controllo è particolarmente importante nel caso in cui sia necessario ristampare in futuro documenti emessi prima della variazione: in base a come è stato configurato il modello, la ristampa potrebbe utilizzare il logo o l'intestazione attualmente associati all'azienda anziché quelli utilizzati al momento dell'emissione originaria.

Prima di rendere operative le nuove impostazioni è quindi consigliabile effettuare alcune stampe di prova, verificando sia un nuovo documento sia la ristampa di un documento antecedente alla variazione.

Intestazione della licenza Ready Pro

Le chiavi di attivazione di Ready Pro sono intestate a una specifica ragione sociale.

In caso di cambio di ragione sociale occorre quindi verificare anche l'intestazione della licenza Ready Pro e, se necessario, richiederne l'aggiornamento.

N.B. Questa verifica è distinta dalla modifica effettuata in TAB / AZIENDE: modificare la ragione sociale nell'archivio non modifica automaticamente l'intestatario della licenza.


Altre configurazioni collegate

Se Ready Pro viene utilizzato insieme ad altri servizi o procedure, il cambio di intestazione può richiedere ulteriori verifiche.

È opportuno controllare in particolare eventuali configurazioni collegate a fatturazione elettronica e servizi esterni, ecommerce, marketplace, registratori telematici e contabilità, limitatamente ai moduli effettivamente utilizzati dall'azienda.

N.B. Prima del cambio è consigliabile predisporre un elenco delle procedure e dei servizi utilizzati che contengono o trasmettono dati identificativi dell'azienda, in modo da poterli verificare alla data di decorrenza della nuova intestazione.